Geef verandering DE RUIMTE

PROLOOG

Je hebt met je team een intensieve maar bijzonder leuke workshop achter de rug. De aanleiding was simpel. Zaken gingen goed maar toch knaagde er wat bij het team, diep van binnen. Want wat was er voor nodig om ook morgen een rol van betekenis te spelen? Na wat rondzoeken had het team besloten de crew van Sketching Maniacs te vragen het event LET'S GO RIIDEO te ontrollen.

 

Zo gezegd, zo gedaan. De eerste 2 dagen van RIIDEO vonden plaats op een toffe locatie. En het team had keihard gewerkt. In de kern was RIIDEO opgebouwd rondom vijf ‘simpele’ vragen:

 
  1. Waar kom je vandaan?
  2. Waar sta je nu?
  3. Waar wil je naar toe?
  4. Welke stappen kun je zetten?
  5. Welke stappen ga je zetten?

Vanaf de eerste minuut werd het team in de actiemodus gezet. Er werd gekeken naar 'the journey so far', het huidige speelveld, het huidige businessmodel, mooie dromen, droomverzwakkers, bijzondere ideeën, next steps, reisduivels en meer. Aan het einde van de tweede dag was de ruimte gevuld met een levensgroot visueel verhaal die het team samen had ontworpen. 

Daar stonden ze dan, 2 dagen gelachen en hard gewerkt, mooie energie, een berg aan inzichten, plannen voor ferme stappen vooruit ... Prachtig resultaat natuurlijk maar de stap tussen de veilige setting van de workshop en de harde realiteit (waan van de dag) is niet zelden een onoverbrugbare kloof. Natuurlijk vertrek je uit de workshop met de spirit 'We gaan het doen!', maar evenzo vaak dender je weer in de dagelijkse hectiek, ben je vooral bezig met de ultra korte termijn en vervagen de goede voornemens van de workshopdagen steeds verder.

 

 

 

 

Ok klanten wisten het team nu

Tim zag steeds meer spelers op ‘zijn’ markt opereren, van het type ‘klein-van-stuk-en-flexibel-als-elastiek’. Zijn klanten, aangespoord door wat deze nieuwe spelers zeiden te kunnen bieden, stelden steeds hogere eisen aan de kwaliteit van zijn product en aan de service. En terecht. Maar het leek erop dat simpelweg harder werken niet DE oplossing was.

Er waren van die momenten dat Tim, tussen de bedrijven door, even de tijd nam om na te denken over de dag van morgen. Centrale vraag die steeds bleef terugkomen ‘Wat is er nodig om ook morgen een rol van betekenis te kunnen zijn, voor de klant, voor het team, voor mijzelf?’. Wanneer had hij eigenlijk voor het laatst een echte pas op de plaats gemaakt om de dag van morgen eens goed op hem en zijn team in te laten werken. Waar lagen verborgen kansen, wat waren dilemma’s, wat en zo ja hoe konden hij en zijn team de business anders inrichten. Moest dat wel, en zo ja wat en vooral hoe dan.

Tim kwam in contact met de Chief van Sketching Maniacs die iets in de aanbieding had wat misschien wel iets zou kunnen zijn. LET’S GO RIIDEO – and have some fun. Na een oriënterend gesprek bleef hij achter met misschien wel meer vragen dan antwoorden. ‘LET’S GO RIIDEO gaat jou geen oplossingen garanderen. Wat LET’S GO RIIDEO wel voor je kan doen is ruimte vrijmaken voor jou en je team om jouw werkelijkheid te gaan onderzoeken en van daar uit volgende stappen te zetten’, zo vertelde de Chief. Verdeeld over drie dagen zou het team worden meegenomen in het gedachtegoed achter LET’S GO RIIDEO [DREAM – PLAY – LEARN – GROW] en zouden dromen, vragen en dilemma’s ruimte krijgen.

Tim besprak het voorstel van met zijn team en ze besloten de sprong te wagen. Tijd voor LET'S GO RIIDEO, tijd voor een experience.

 

LET’S GO RIIDEO – DAG 1 & 2 – THE DEEP DIVE

LET'S GO RIIDEO was opgebouwd rondom vijf ‘simpele’ vragen:

  1. Waar kom je vandaan?
  2. Waar sta je nu?
  3. Waar wil je naar toe?
  4. Welke stappen kun je zetten?
  5. Welke stappen ga je zetten?

De workshop (dag 1 en 2) werd gegeven op een mooie locatie. Het zouden twee spannende en vooral lange dagen worden. 

Tijdens de dagen kwam het team letterlijk in beweging om hun dromen, vragen, ideeën, suggesties, dilemma’s te verbeelden. Aan het einde van dag 2 was er een bijzondere ‘mood-muur’ ontstaan waarbij het team hun verleden, het moment nu en de toekomst hadden verbeeld.

Nu was het zaak om de sprong naar de praktijk te maken. Sketching Maniacs had daar zo een eigen idee bij. ‘Kijk jullie hebben keihard gewerkt met een prachtig resultaat … op papier. Om de stap naar de praktijk te maken waar concreet gewerkt zou kunnen worden aan de vervolgstappen, kom je er niet met wat handige reistips. Die tips zijn er zat maar voor je het weet wordt je opslokt door de Waan Van De Dag. Voor je het weet zijn de ervaringen van de eerste 2 dagen naar de achtergrond verdwenen en ben je vooral weer bezig om PER DIRECT OP DE ACTUALITEIT TE ACTEREN. Een logische reactie maar weinig constructief. Om echt aandacht te geven aan wat jullie hebben opgeschreven, opgeplakt en uitgetekend, is het tijd om ruimte te geven aan jullie eigen verandering. 

Tijd voor THE SPACE.

HOW TO MAKE THINGS HAPPEN?

Hoe manoeuvreer je van A naar B. En wat als tijdens de reis blijkt dat niet B maar C – of wellicht K – een veel logischer ijkpunt zou zijn? Hoe geef je ruimte aan de stappen die je moet zetten? Hoe zorg je ervoor dat je de praktijk niet uit het oog verliest? Hoe creëer je de juiste mate van vrijheid om het nieuwe te ontdekken? Hoe neem je je omgeving mee in dat wat je wilt gaan neerzetten. Hoe geef je een plek aan de reiservaringen?

Het idee achter THE SPACE verwoordde Sketching Maniacs als volgt:

'Je hebt besloten om een mooie trip te maken. Drie maanden, 7 landen, 2 continenten. Je stippelt een globale route uit maar je wil je vooral laten verrassen door wat het moment je ingeeft. Na drie maanden sta je weer op Schiphol. Een te gekke ervaring rijker. Op honderden foto’s en verschillende video’s heb je je reiservaringen vastgelegd. De mooie ontmoetingen, bijzondere plekken en de vele vriendschappen die je hebt gesloten, zijn voor altijd in je hart getatoeëerd. En dan ga je natuurlijk je verhalen delen met familie en vrienden. Je vertelt honderduit, en laat foto’s en video’s zien als ‘levend bewijs’. ‘Goh mooi zeg’. Je krijgt het iedere keer weer te horen. Maar alleen vrienden die een soortgelijke reis hebben gemaakt, lijken je echt te snappen. Lijken echt het gevoel achter de verhalen te voelen. De meeste andere vrienden luisteren wel, maar kunnen het gevoel niet echt vangen. Je moet erbij zijn geweest om de emotie te kunnen vangen’.

Vanuit dit perspectief werd het team op pad gestuurd om een heuse EXPERIENCE SPACE in te richten. Op die plek zou de toekomst letterlijk en figuurlijk handen en voeten moeten worden gegeven, zou de toekomst iedere dag meer gezicht krijgen. Er werd een SPACE INVADERS TEAM (SIT-TEAM) samengesteld, die de opdracht kregen handen en voeten te geven aan THE SPACE. In overleg met Tim en de overige teamleden werd afgesproken hoeveel 'baas-tijd' deelnemers aan THE SPACE konden werken en hoe het reguliere werk zou worden opgevangen.

Het team ging aan de slag. In de weken die volgden zou het SIT-team werken aan de inrichting van THE SPACE en zouden de eerste concrete activiteiten opgepakt gaan worden. 6 weken later zou dag drie van LET’S GO RIIDEO op het programma staan.

 

SPACE INVADERS ON THE MOVE

Terug op kantoor ging het SIT-TEAM er eens goed voor zitten. Wat te doen? Binnen het gebouw hadden ze de beschikking over een grote opslagruimte van 20 bij 15 meter. Ruimte genoeg dus. Het SIT-TEAM nam het besluit dat de standaard kantoorinrichting niet zou worden doorgetrokken. Nee THE SPACE moest een look-and-feel krijgen die zou passen bij de reis.

Tijdens de eerste brainstorm had het team allerlei ideeën de vrije loop gelaten. Een van de teamleden wist dat de buurman onlangs een grote herinrichting van zijn kantoorpand had doorgevoerd. En hij had heel veel bouwmateriaal over die ze zo konden meenemen; een groot aantal pallets, een berg aan resthout, ijzeren palen en nog wat afgedankt spul. Een ander teamlid wist ergens wel een aantal oude banken op te halen. Weer een ander had een kennis die van zijn volledige huisraad af wilde.

Het team ging aan de slag. Het enthousiasme was niet te stoppen. Zo spraken ze bijvoorbeeld af om de eerste verbouwstappen uit te voeren in het eerste weekend na deel 1 van LET’S GO RIIDEO. Het voltallige team inclusief aanhang was aanwezig en ook andere medewerkers haakten aan. Het werd een mooi weekend. Er werd gebouwd van vroeg tot laat en 's-avonds was Tim langsgekomen met een toren aan pizza dozen. Top! Zondagavond laat stond er een prachtige basis, rauw, ludiek en functioneel tegelijk. 

Zo had 1 van de teamleden op zaterdag middag een brainwave gekregen. Hij had nog wat zakken speelzand staan die hij niet gebruikte en twee van die oude strand ligstoelen. Zijn collega's wisten niet precies wat hij ging doen ('ben zo terug, brainwave!!') maar nog geen uur later was er een heuse onthaastplek gebouwd. Het zand was uitgestrooid op de grond, de stoelen waren neergezet, het bijzettafeltje was gevuld met twee zonnebrillen en een oude cassetterecorder. Boven het tafeltje hing een lamp die tamelijk fel licht scheen, voilà de zon. 'Zo wie heeft er zin om te onthaasten', was de uitnodiging. Twee invaders konden dat na een paar uur hard werken aan een heuse 'rest-hout-tribune' wel waarderen en gingen zitten in de stoelen. De bedenker van al dit moois gaf de zonnebrillen en drukte op play. Wat was dat nou, de ruimte vulde zich met het geluid van de ruisende zee. WOW! Onthaasten the good way. De brainwave was een instant succes. 'Ik kan wel aardige schilderen, zal ik de muren eens onderhanden nemen. 2 uur later was de onthaast plek een echte parel geworden.

Een lange muur was omgetoverd tot een activiteitenmuur van een meter op zes. Zo zouden alle activiteiten die een relatie hadden met de nieuwe wereld een plek krijgen, waarbij ook lopende projecten niet uit het oog werden verloren. De activiteiten werden volgens de SCRUM-mindset ingedeeld in 3 vlakken: TO DO - activiteiten die opgepakt moesten worden; BUSY - activiteiten waaraan gewerkt werd; DONE - activiteiten die waren afgerond. De sectie TO DO was onderverdeeld in 3 subsecties: PLAN-DO-CHECK. Iedere activiteit zou gevisualiseerd worden op een A4-pvc borden met daarop enkele highlights van de activiteit zoals: ID – TEAM – WHY – HOW - WHAT. Activiteiten die bij elkaar hoorden kregen een eigen kleurcode zodat je een oogopslag kon zien wat bij wat hoorde.

Aan het einde van het bouwweekend was de voorheen kale opslagruimte omgetoverd tot een mooie SPACE. Niet dat de inrichting klaar was maar het veelbelovende begin was gemaakt.

In de weken die volgden zette het team verdere stappen. THE SPACE was vrij toegankelijk voor iedereen maar het leek het team en Tim een goed idee om alle medewerkers iedere vrijdagmiddag in de ruimte uit te nodigen. Ze werden dan meegenomen in de stappen die er die week waren gezet, de tegenvallers die voorbij waren gekomen en wat er de volgende week op het programma stond, en kon er aansluiting worden gezocht bij de lopende projecten. Wat er gebeurde, gebeurde er maar het waren verre van saaie middagen. Het leek wel of iedereen die de figuurlijke drempel van THE SPACE overstapte een soort van creatieve injectie kreeg. De reis vorderde en de inrichting van de THE SPACE kreeg met iedere week een nieuwe lift.

Met name de activiteitenmuur bleek een schot in de roos. Waar voorheen projecten aan elkaar gekoppeld waren binnen de bekende spreadsheets, kon je nu op de muur in een oogopslag zien wat er speelde. Dit overzicht had als voordeel dat je echt (zelfs fysiek) relaties kon leggen tussen de verschillende activiteiten waardoor echt inzicht ging ontstaan in de complexiteit van de reis wat weer input gaf aan de stappen die de komende periode gezet moesten worden.

 

LET’S GO RIIDEO – DAG 3 – THE NEXT LEVEL

Zes weken na dag twee van het eerste deel van de workshop zou de derde dag plaatsvinden. Het zoeken naar een geschikte ruimte kon worden overgeslagen, want die was er al; THE SPACE. Het programma van de dag was een week eerder samen met het SIT-TEAM en Tim samengesteld. Zo lagen er wel wat issues en nieuwe ideeën voor het vervolg van de reis. Ook dag drie was een mooie ervaring. Alle medewerkers waren aanwezig, het team deelde verhalen en ook nu gingen mensen aan de slag.

EPILOOG

De weken die volgden was er af en toe contact met Sketching Maniacs. Het ging goed. Niet dat alles goed ging maar ze maakte echte stappen. Het team was deels vervangen door nieuwe teamleden om zo iedereen eigenaar te maken van de reis. En hoewel de toekomst ook met het werken met THE SPACE niet voorspeld kon worden, had iedereen het gevoel dat de dag van morgen ontwerpen mooie vruchten zou gaan opleveren, op de korte en lange termijn.

Wil je meer weten over 'LET’S GO RIIDEO – and have some fun' en het opzetten van je eigen SPACE, let’s talk: 06 246 12 960 of stuur een mail: edwinstoop@tiscali.nl.

0-KAFT VOORKANT BUITEN.jpg